Persónuvernd


Persónuverndaryfirlýsing Álfheima í pdf

Persónuverndaryfirlýsing – Leikskólinn Álfheimar

 

  1. Almennt

Álfheimum er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Leikskólinn leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Álfheimar safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli leikskólinn safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

  1. Um hverja safna Álfheimar persónuupplýsingum?

Til að geta starfað með eðlilegum hætti og sinnt skyldum sínum verða Álfheimar að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem leikskólinn hefur undir höndum geta verið um leikskólanemendur, foreldra, forráðamenn, starfsmenn og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

  1. Hvaða persónuupplýsingum safnar leikskólinn?

Álfheimar safnar ólíkum persónuupplýsingum eftir því hvaða hóp einstaklinga er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast leikskólinn við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Leikskólinn safnar grunnupplýsingum um leikskólanemendur eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi og öðrum upplýsingum sem nauðsynlegar eru vegna dvalarsamnings. Auk þess þurfa Álfheimar að halda utan um viðveru leikskólanemenda. Í ákveðnum tilvikum þarf leikskólinn einnig að safna viðkvæmum persónuupplýsingum um þá, til dæmis upplýsingum um heilsufar þeirra. Jafnframt safna Álfheimar myndefni sem gefur til kynna hvað leikskólabörn gera á skólatíma. Þá safnar leikskólinn nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum um foreldra.

Álfheimar kalla eftir sakavottorði áður en skrifað er undir ráðningarsamning við starfsfólk, en hreint sakavottorð er skilyrði ráðningar. Þá safnar leikskólinn nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi, símanúmeri og bankaupplýsingum. Einnig heldur leikskólinn utan um viðveru þeirra. Þá þurfa Álfheimar að halda til haga nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum, svo sem nafni og netfangi, um aðra þriðju aðila.

  1. Af hverju safna Álfheimar persónuupplýsingum?

Undir flestum kringumstæðum safna Álfheimar persónuupplýsingum í þeim tilgangi að uppfylla lagaskyldu sem á leikskólanum hvílir, aðallega skyldu samkvæmt lögum um leikskóla nr. 90/2008. Í ákveðnum tilvikum þarf leikskólinn að vinna með persónuupplýsingar, til dæmis um starfsmenn, til að hægt sé að efna samning við viðkomandi aðila.

  1. Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Álfheimar safna og vinna persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

  • Til að uppfylla lagaskyldu sem á leikskólanum hvílir.
  • Til að uppfylla samningsskyldu, til dæmis við starfsfólk.
  • Samþykki einstaklinga, til dæmis í tengslum við myndatöku og myndbirtingar í leikskólanum.

 

  1. Hve lengi geyma Álfheimar persónuupplýsingar?

Álfheimar eru afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Vegna þess er leikskólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið þeirra laga nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem Álfheimar vinna afhentar Þjóðskjalasafni að þrjátíu árum liðnum.

  1. Frá hverjum safna Álfheimar persónuupplýsingum?

Álfheimar safna persónuupplýsingum um leikskólanemendur frá foreldrum/forráðamönnum. Í ákveðnum tilvikum þarf leikskólinn að safna upplýsingum frá þriðju aðilum, til dæmis sérfræðingum af ýmsu tagi. Þegar aflað er upplýsinga frá þriðja aðila munu Álfheimar eftir fremsta megni reyna að upplýsa foreldra/forráðamenn um það.

  1. Hvenær miðla Álfheimar persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?

Álfheimar miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur sem halda utan um rafræn upplýsingakerfi. Í þeim tilfellum er gerður vinnslusamningur við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum leikskólans um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Í öðrum tilvikum getur einnig verið nauðsynlegt fyrir leikskólann að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila, til dæmis þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum, svo sem Ríkisskattstjóra vegna launaútreikninga starfsmanna.

  1. Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

Álfheimum er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Leikskólinn gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

  1. Öryggi upplýsinganna

Álfheimar leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.

Auk þess stuðlar leikskólinn að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

  1. Réttindi einstaklinga

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

  1. Samskiptaupplýsingar Álfheima

Nafn: Leikskólinn Álfheimar

Heimilisfang: Sólvöllum 6, 800 Selfoss

Netfang: alfheimar@arborg.is

  1. Persónuverndarfulltrúi

Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum:

Nafn: Dattaca Labs ehf.

Heimilisfang: Grandagarður 16, 101 Reykjavík

Netfang: dpo@dattacalabs.com

  1. Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Dragi einstaklingar í efa að Álfheimar meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

  1. Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu

Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt 13.11.2018 og er endurskoðuð næst 13.05.2019.